Un état des lieux (EDL) se crée en trois étapes:

1. Définir la Bibliothèque : les éléments type, les pièces type et les biens type.
   Il existe déjà des biens et pièces type prédéfinies dans la base.
   Vous pouvez ajouter/modifier/supprimer ces 'types'. Pour les pièces type vous pouvez définir les éléments type à vérifier; soit un par un, soit en les copiant d'une autre pièce type.
   Cette étape ne se fait qu'une fois. Normalement on n'a plus besoin d'y revenir.
   
   
2. Définir son 'Parc immobilier'.
   C'est à dire :
   Créez au moins un propriétaire,
   Créez au moins un bien pour ce propriétaire (si vous créez un bien qui existe en tant que bien 'type', les pièces type (avec leurs éléments type) seront copiés vers ce bien à partir de la bibliothèque).,
   Créez éventuellement une ou plusieurs pièces supplémentaires dans ce bien (après la création manuelle d'une pièce, les éléments correspondants dans la bibliothèque seront copiés automatiquement vers cette pièce).
   
   Par pièce on peut ajouter les spécificités à vérifier. Vous pouvez aussi copier des biens entier.
   
   En général, cette étape ne se fait aussi qu'une fois et on n'a plus besoin d'y revenir, sauf pour la vente ou l'achat d'un bien.
   
   
3. Définir un locataire pour un bien,
   et pour ce locataire, créez un EDL.
   Avec la sauvegarde de ce nouvel EDL :
   • tout les éléments à vérifier déclarés dans l'étape 2, serons copiés vers l' EDL;
   • OU, s'il existe déjà un EDL d'ENTREE pour ce locataire, tous les éléments de ce EDL d'ENTREE serons copiés vers le nouvel EDL.
     

On peut voir les éléments à vérifier et si c'est un état de SORTIE ou INTERMEDIAIRE l'appréciation de l'état de chaque élément notée pendant l'ENTREE est reprise. Vous pouvez noter par simple clique sur une ligne la différence avec l'état de l'ENTREE. Vous pouvez noter qui en est responsable et quelle action est à envisager.

Par pièce on peut ajouter des photos. Les photos prises avec un Ipad ou en sélectionnant un fichier sur disque sont transportées vers le serveur et si besoin comprimées (si >500kOctets) .

Après avoir notés les observations on peut créer le PDF sur le serveur.

Vous pouvez aussi créer un PDF avec seulement les points d'attention constatées dans l'EDL.

 

Pour ces points constatées on peut établir une note des frais à prévoir. Frais établis sur la base de devis demandés aux différents entrepreneurs. Par item un propriétaire avec acces 'lecture seule' peut donner son accord pour l'exécution des travaux. Un bon pour signature peut sortir en format PDF.

Ces PDF sont automatiquement stockés dans un répertoire sur le serveur pour une réutilisation plus tard. On peut aussi envoyer le PDF vers le propriétaire ou vers le locataire par mail. Car cette application comporte un module mail integré. Pour cette fonctionalité il est nécessaire d'avoir renseigné l'adresse mail de l'expéditeur (voir la gestion des utilisateurs), du propriétaire et/ou du locataire.

 

Un locataire avec un accès 'lecture seule' peut lire et envoyer des documents (contrat d'assurance, d'entretien, ramonage......). Ces documents serons classées dans son dossier. Chaque envoi est automatiquement signalé au gestionnaire par mail. Un locataire peut consulter la situation de son compte locatif si EDL-Management est connecté au logiciel Gestion-SCI (application Microsoft Access)

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