EDL-management a un système de limitation d'accès par identifiant et mot de passe.

On peut définir des utilisateurs avec les droits suivants :

1. Administrateur : tous les droits
2. Prestataire : tous les droits, sauf le droit d'accéder aux utilisateurs
3. Lecture seule de tous les locataires
4. Propriétaire : lecture seule de ses propres locataires. Le propriétaire peut accorder les frais prévus par le prestataire et lire et envoyer des documents pour ses locataires
5. Locataire : Lecture seule pour un locataire spécifique. Le locataire peut voir et envoyer des documents dans son propre dossier; il ne peut pas les supprimer. Il peut ouvrir les pdf de ces propres EDL.

Seule l'administrateur et le prestataire peuvent 'écrire' et sauvegarder des données.

 

Les termes utilisées dans cette application sont expliquées ici:

• UTILISATEUR : Une personne qui à un accès aux données d'EDL-management (voir les droits d'accès ci-dessus).
• PRESTATAIRE : Une personne ou société qui est mandaté par les propriétaires pour établir les états des lieux. Il y a trois prestataires possibles dans EDL-management. Il peut définir ces coordonnées et son logo.
• PROPRIETAIRE : Une personne ou société (bailleur) qui possède un ou plusieurs biens et qui les loue à des locataires. Il ne peut pas exister deux propriétaires avec le même nom.
• BIEN : Un entité à louer. Ça peut être une chambre, un appartement ou une maison entière. Un bien peut être loué à plusieurs personnes. Un bien doit appartenir à un propriétaire. Il ne peut pas exister deux biens avec le même nom pour un même propriétaire.
• ESPACE/PIECE : Une espace ou pièce appartenant à un bien. L'espace sert à regrouper les éléments à vérifier dans un état des lieux. Ainsi le jardin aussi peut être défini comme une espace. Une espace doit appartenir à un bien. Il ne peut pas exister deux espaces avec le même nom dans un même bien (un numéro est ajouté automatiquement si c'est le cas).
• ELEMENT : Un élément est une chose, un objet, une surface ou une installation qui doit être vérifié, car susceptible d'être sali ou endommagé pendant la présence d'un locataire. Un élément doit appartenir à une espace.
• BIBLIOTHEQUE : La bibliothèque est un ensemble de biens 'type' et d'espaces 'type' avec des éléments 'type'. Ces biens type, pièces type et éléments type sont indépendants des propriétaires. Ces types servent de modèles au moment de créer un bien ou une pièce dans un bien pour un propriétaire.
• LOCATAIRE : Une personne ou société ou autres qui loue un seul bien. Un locataire peut seulement exister s'il loue un bien, et il ne peut pas exister deux locataires avec le même nom qui louent un même bien. Par contre un même locataire peut louer plusieurs biens, mais dans ce cas il faut renseigner plusieurs fiches.
• DOCUMENT : Un fichier de type jpg, png, gif, pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, zip ou txt que le locataire ou le propriétaire peuvent envoyer vers le serveur. Ce transport vers le serveur est limité à 5 Moctets par fichier. Le document est sauvegardé dans un répertoire sur le serveur. Chaque document est lié à un locataire. Le prestataire peut créer des sous-répertoires pour sauvegarder d'autres documents.
• EDL : Etat des lieux. Document, contrat entre deux partis : le propriétaire et le locataire. Ce document contient l'ensemble des observations faites au moment d'entrer en bail et au moment du départ. La différence entre les deux situations peut mener à des frais imputables au locataire. Un EDL peut être de type ENTREE, INTERMEDIAIRE ou SORTIE. Un EDL comporte les éléments à vérifier groupés par espace/pièce. Ces éléments seront copiés du bien au moment de la création d'un EDL. Pour un élément on peut noter l'état : Très bon état, Bon état, Etat usage, Mauvaise état. Sur les pdf intermédiaire ou de sortie les qualifications des éléments notées sur l'EDL d'ENTREE sont reprises pour comparaison.
• RESPONSABLE : Celui à qui un dommage constaté est imputable: soit le bailleur, soit le locataire soit une tiers personne.
• ACTION : Ce qui est proposé de faire suite au constat d'un dommage.
• POINT D'ATTENTION : Pour l'état d'un élément on peut noter une action à faire. L'ensemble de ces actions constitue le rapport des points d'attention (résumé des problèmes constatés dans un EDL).
• ACTIONS A FAIRE : Une description plus précise des travaux à faire.
• FRAIS : Pour ces travaux on peut évaluer les frais à prévoir (avec ou sans tva). Ces frais peuvent être accordés ou non par le propriétaire.
• ENTREPRISE : Une personne ou une société qui est proposée pour effectuer les travaux liés aux points d'attention.
• TRAVAUX : Des travaux ou activités d'entretien des biens liés aux locataires. Ces travaux sont indépendants des états des lieux et peuvent comporter un devis ou une facture. Ces travaux peuvent être illustrés par des photos prises sur place.
• COMPTE LOCATIF : Le compte locatif d'un locataire peut seulement contenir les factures (échéances) de loyer issues du logiciel Microsoft Access : Gestion-SCI. Dans ce logiciel il existe un module, pour basculer ces données vers EDL-Management. La version 29.50 (ou plus) peut produire les quittances sous forme de pdf. Si vous transportez les quittances vers le répertoire pdf sur EDL-Management, les locataires peuvent télécharger ces quittances par leur compte locatif.

AUTRES LIMITATIONS:

• Les photos doivent être de type jpg, png, gif ou bmp et doivent être plus petites que 5 Moctets. Néanmoins pour que la transmission des photos reste suffisamment fluide, il est préférable de configurer votre appareil photo pour produire des photos qui ne dépassent pas les quelques centaines de Koctets. (200 ou 300Koctets est préférable).
• La quantité de biens, d'EDL et de photos que vous pouvez mémoriser dépend du contrat d'hébergement (notamment du nombre de Go). En aucun cas l'application elle-même limite les quantités.
• La vitesse de fonctionnement de EDL-management dépend aussi de la qualité de votre ligne internet et de l' hébergeur. Ceci peut varier énormément selon le moment de la journée et le taux d'occupation du serveur Mysql.

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